As viagens de negócios estão a crescer novamente – assim como os preços. As tarifas médias diárias de hotéis na Europa avançaram seis por cento à frente dos níveis pré-Covid, de acordo com a empresa de dados de hospedagem STR. Podem ser esperadas novas subidas em breve à medida que a procura se reforça: a STR prevê que a ocupação dos quartos durante a semana (os dias que importam para os viajantes a negócios) voltará aos níveis pré-pandémicos até ao final de junho.

É precisamente à medida que os hotéis se enchem e os preços aumentam que as tarifas negociadas pelos compradores de viagens com propriedades preferenciais se destacam. “Durante a Covid, as economias proporcionadas pelas taxas corporativas estáticas foram muito menores porque as melhores taxas disponíveis foram melhores do que os descontos que haviam sido negociados em 2019 e continuavam a ser revertidos”, diz Steve Reynolds, CEO e fundador do provedor de tecnologia de reassentamento e auditoria de tarifas de hotéis Tripbam. “Agora estamos começando a ver essas taxas reduzidas fornecerem valor.”

No entanto, as tarifas negociadas pelos compradores só podem fornecer valor se estiverem disponíveis quando os viajantes tentarem reservá-las. Após o seu último ciclo de pedido de proposta de hotel (RFP), a gerente de categoria da Willis Towers Watson, Clare Francis, encomendou uma auditoria seis semanas depois e descobriu que 36% das taxas que tinha negociado não tinham sido carregadas nos sistemas de distribuição global utilizados pelas empresas de gestão de viagens e ferramentas de reservas corporativas. Por mais surpreendente que possa parecer, essa é uma figura bastante normal.

O incumprimento das taxas de carga não é, de modo algum, o único problema. Os hotéis não podem ativar as tarifas com desconto quando estão ocupados, mesmo que o Contrato do cliente garanta a disponibilidade do último quarto – uma garantia pela qual o comprador normalmente paga um prémio. A análise do Tripbam dos milhões de tarifas que passam pela sua base de dados sugere que os viajantes só têm acesso a quartos com tarifas fixas negociadas pelo LRA 74% das vezes.

Por pior que isso possa ser, a indisponibilidade de outros tipos de tarifas é muitas vezes pior. Reynolds diz que as barras com desconto, outro tipo comum de acordo de taxa, estão disponíveis apenas 62% do tempo, enquanto os descontos em toda a cadeia, usados para quase 30% das reservas corporativas, têm apenas 60% de disponibilidade.

Cumulativamente, estes descontos perdidos são dispendiosos. “A empresa média espera economizar de 15% a 25% ao ter um programa hoteleiro em vigor”, diz Reynolds. “Devido a questões relacionadas com o LRA, a poupança é reduzida para 10-20 por cento. Em média, se uma empresa espera poupar 1 milhão de euros através de um programa hoteleiro, 160 000 milhões são perdidos anualmente devido a problemas de LRA. Isso aumentará à medida que a ocupação voltar e os hotéis preferirem vender quartos pelo preço mais alto.”

A indisponibilidade de tarifas pode ser deliberada ou acidental. A má comunicação desempenha o seu papel. “Muitos negócios são feitos no nível da cadeia e o gerente de receita do hotel nem sempre sabe se a disponibilidade do último quarto foi acordada”, diz Reynolds.

De acordo com John Melchior, Diretor administrativo da MD Travel Group Consulting, “na maioria dos casos, é incompetência e não falta de vontade. Também me disseram que é pressão de trabalho. Um hotel pode ter mil acordos que precisam ser carregados ao mesmo tempo, mas não há Pessoal suficiente para fazer isso. Não acredito que os hotéis seriam estúpidos o suficiente para tornar deliberadamente as tarifas indisponíveis de forma consistente, porque os gestores de viagens falam uns com os outros. No entanto, ao nível da propriedade individual, um gestor pode não honrar o LRA se perceber que uma grande reserva de grupo está a chegar e o hotel vai esgotar-se de qualquer forma.”

Felizmente, existem formas de minimizar a indisponibilidade das tarifas, mas necessitam de investimento de tempo, dinheiro ou ambos. Francis contrata um terceiro para verificar se as tarifas foram carregadas corretamente no GDSs, e se o LRA foi incluído, e as categorias de quartos e a Política de cancelamento também estão corretas. O auditor realiza a primeira ronda de controlos cerca de seis semanas após Francis concluir o seu programa anual de hotelaria e, em seguida, mais duas rondas com intervalos adicionais de duas a três semanas.